Veel beginnende ondernemers en/of zzp’ers kiezen ervoor om te boekhouden in excel. Dit lijkt een handige oplossing om veel kosten te besparen, zeker als er nog weinig facturen verstuurt worden. Excel staat nota bene al op je computer, geprogrammeerd met allerlei handige sjablonen.

Maar, waarom kiezen zoveel ondernemers dan toch voor een boekhoudpakket in plaats van excel? Frank vertelt jouw de 5 grootste gevaren van boekhouden in excel.

❌ Het kost jouw meer tijd dan dat je bespaart

We beginnen gelijk met het grootste nadeel van boekhouden in excel: je bent veel meer tijd kwijt dan rijk. Al tijdens het opstarten van jouw excel boekhouding moet je opzoek gaan naar de juiste sjabloon, deze aanpassen naar jouw situatie en allerlei (lastige) formules invullen – en zeg nou eerlijk, excel is een vak apart.

Oké, je hebt jouw excel document helemaal ingericht naar jouw wensen. Je kan eindelijk met jouw boekhouding aan de slag! Handmatig ben jij alle gegevens van je bonnetjes, facturen en al je bankgegevens aan het overnemen op je excel-sheet en houdt je alle bijbehorende papieren en correspondenties goed bewaard in een plastic bakje.

Het klinkt simpel, maar in werkelijkheid is het een hele klus. In de tijd dat je besteedt hebt aan het uitprinten van alle gegevens, het intypen en bewaren, had je ook nuttigere dingen kunnen doen. Vergeet daarnaast niet dat je zelf bij moet houden wie betaald heeft, of je die ene inkoopfactuur al afgerekend hebt en dat je ondertussen geen bonnetjes bent verloren.

❌ Je bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag

Mocht de belastingdienst bij jouw op de stoep staan, dan is het verplicht om jouw administratie tot 7 jaar geleden te laten zien – goed bewaren dus! Grote kans dat alle facturen in een doos thuis of op de werkplaats liggen en je Excel-bestand op je lokale harde schijf staat. Wat nou als administratie verloren gaat door brand, diefstal of een computercrash?

❌ Een foutje kan je veel geld kosten

Boekhouden in excel is extreem foutgevoelig. Gebruik je niet persongelijk dubbele factuurnummers? Voldoe je wel aan alle verplichte eisen van de belastingdienst? En typ je alle gegevens van artikelen, klanten en leveranciers wel goed over? Enkele opties die er voor zorgen dat de kans op fouten toeneemt.

Naast dat het slordig staat, kan het je ook veel geld kosten. Geld dat je misloopt door een fout, tijd dat je kwijt bent door de fout op te lossen en eventuele compensatie richting de klant.

❌ Je mist het gemak van een automatisering

Je kunt met een administratie in excel maar minimaal automatiseren. Je kunt ook geen koppeling maken naar andere systemen – zoals je bankrekening – waardoor automatisch je administratie bijgewerkt wordt.

Met een online softwareprogramma – zoals frank – kan je gebruik maken van handige koppelingen, die je veel tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch toevoegen van een betaallink aan je facturen, waardoor deze sneller betaald worden. Met een bankkoppeling zie je meteen welke facturen open staan, betaald zijn of een betalingsherinnering moeten krijgen.

❌ Help, er is geen support!

Kies je voor een boekhouding in Excel? Onthoud dan dat er geen support aanwezig is, die je kunt vragen waar het mis is gegaan en hoe je dit kan oplossen.

Je hebt natuurlijk als doel om jouw bedrijf te laten groeien. Wanneer dit het geval is wordt je administratie een enorme klus waar je zeker elke week een paar uur aan kwijt bent. Deze tijd had je ook in een nieuwe klus kunnen steken..

✅ Bespaar tijd met een online administratie in een softwarepakket

Met een online softwareprogramma – zoals frank – maakt je enorm eenvoudig een calculatie, offerte of factuur. Het nummer klopt altijd en alles wordt automatisch ingeboekt onder de juiste klant zodra je opslaat (en verstuurt). Door de koppeling met jou bedrijfsgegevens zie je in één oogopslag welke calculaties akkoord zijn, welke offerte aangepast moet en of er nog facturen openstaan.

Heb je een vraag over de software? Kijk dan bij de veelgestelde vragen van frank. Of neem contact op met onze supportafdeling via info@frankbouwsoftware.nl

---